/ agendar reunião zOOM
A utilização de cada uma das três opções, é intuitiva. Podemos actuar como Anfitrião e usar as opções AGENDAR UMA REUNIÃO ou REALIZAR UMA REUNIÃO, ou podemos actuar como cliente, seleccionando a opção ENTRAR EM UMA REUNIÃO.
Ao clicar na tecla <ENTER>, sobre a opção AGENDAR UMA REUNIÃO, aparecerá o seguinte formulário:
Preenchimento do formulário
• Primeiro temos de dar um nome à reunião (Tópico), sendo opcional atribuir-lhe uma descrição.
Primeiro temos de dar um nome à reunião (Tópico), sendo opcional atribuir-lhe uma descrição.
• De seguida, definimos a data, a duração da reunião e o fuso horário (Quando).
Clicar no símbolo de calendário para definir o dia, mês e ano.
Clicar em concluído.
• Definir a hora clicando na seta ao lado da hora ou digitar directamente a hora pretendida.
Respeitar o formato hh:mm.
Ter em atenção se a hora se refere ao período da manhã (AM) ou da tarde (PM).
• Definir a duração da reunião, tendo em atenção os limites impostos à versão não paga do ZOOM.
Clicar nas setas junto à parte direita das caixas de selecção, para a alterar os valores de duração da reunião e o fuso horário correspondente ao país.
Se a reunião for recorrente, assinale na caixa respectiva. Isto permite optimizar o processo de futuras reuniões.
• De seguida, geramos o identificador da reunião.
Pode ser gerado de forma automática ou podemos usar o identificador pessoal.
No exemplo, seleccionamos a geração automática.
• Segue-se a definição de segurança.
Por defeito, o ZOOM, propõe uma senha de acesso relativamente elaborada, o que pode complicar na hora de aceder à reunião.
No entanto, esta pode ser substituída por uma mais simples, como se pode ver no exemplo em que substituímos a senha proposta pelo zoom, por o número zero.
Se a caixa da sala de espera estiver desmarcada, permite que os clientes possam contactar uns com os outros, à medida que se vão ligando à reunião. Se estiver marcada, terá de ser o anfitrião a aceitar as entradas uma a uma.
• Opções de vídeo – Permite definir se as câmaras de vídeo, tanto do Anfitrião como do Participante (Cliente) , estejam ou não ligadas, quando entram na reunião.
No exemplo, as câmaras de vídeo estão desligadas, ficando ao critério de cada um ligar ou não a sua câmara de vídeo.
• Opções de reunião – No exemplo, habilitamos a entrada dos participantes para a sala de espera.
Isto permite que as pessoas vão interagindo antes de começar a reunião propriamente dita.
No exemplo, habilitamos a possibilidade dos participantes entrarem na reunião, mesmo antes do anfitrião.
Também desactivamos o som dos participantes. Isto permite que seja o cliente a gerir o seu microfone.
• Por fim gravamos os dados da reunião.
Ao clicar em Salvar , surgirá um ecrã com os dados da reunião que acabou de agendar:
Estes dados terão de ser enviados, via e-mail, para todos os participantes.
Para isso, clicar em Copiar convite, para ter acesso ao ecrã seguinte.
Clicar na opção Copiar convite deste novo ecrã.
Neste momento, todo o texto marcado a azul, está “na memória” do computador, pronto a ser colado no texto de um e-mail.
Copie o link de convite para a caixa do ID da reunião...
• De seguida, criar um e-mail para todos os envolvidos na sua reunião e colar a mensagem que está “em memória”.